Advanced OCR Erkennung mit phonetischer Technologie

Mit einer OCR Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf der soeben gescannten Eingangsrechnung.

Während eine normale OCR Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxisionARCHIVE erhältlichen Advanced OCR Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt das die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht.
Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison Advanced OCR Erkennung noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR Systemen führen.

Stapelverarbeitung und Maskenerkennung

Mit dem inoxisionARCHIVE Modul „Stapelverarbeitung“ wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, einzuscannenden Dokumenten automatisiert.

Im Detail wird hier einmalig je Belegerzeuger die Belegart definiert, wo auf dem Beleg welches Schlagwort zu finden ist, zum Beispiel wo auf einer Eingangsrechnung von Lieferant A, die Belegnummer und das Belegdatum zu finden ist. Im weiteren wird definiert, woran man eine Eingangsrechnung des Lieferanten A erkennen kann.

In der Praxis wird dann ein Stapel von Eingangsrechnungen gescannt und entsprechend automatisch verschlagwortet sowie danach alle nicht erkennbaren oder nicht vollständig erkennbaren Dokumente nachbearbeitet.

Automatische Verschlagwortung durch Barcodeerkennung und Rückläuferbelege

Sowohl die generell enthaltene OCR Erkennung, also auch die phonetische Advanced OCR Erkennung, können auch alle international genormten Barcode entschlüsseln.

In Verbindung mit dem inoxision ARCHIVE Modul „Stapelverarbeitung“ besteht so auch die Möglichkeit, mit Barcodes erstellte Dokumente automatisch zu verschlagworten.
In der Praxis kann diese Funktion auch zum Ablegen sog. „Rückläuferbelege“ verwendet werden.

Gemeint sind also Belege, welche originär in Ihrem Hause erstellt und dann handschriftlich ergänzt wurden, sozusagen wieder zurück kommen. Bspw. können so vom Kunden unterschriebene Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine, im Stapel gesammelt und eingescannt werden. durch einen bereits bei Erstellung aufgedruckten Barcode erfolgt die weitere Zuordnung vollautomatisch.

inoxisionMAILCONNECT / E-Mail- und Telefaxarchivierung

Die allgemeine Zunahme des E-Mail Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der eMail-Nachrichten mit sich.

Mit dem inoxison ARCHIVE Modul Mailconnect wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei wird sowohl das E-Mail, als auch Mailanhänge mit indiziert (sofern diese in einem offiziellen/öffentlichem Format sind). Beim Recherchieren nach einer E-Mail, kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen E-Mail sowie nach einem Textfragment aus einem Mailanhang (Word, PDF, usw.), gesucht werden.

Angebunden können alle POP3 oder IMAP fähigen Mailsysteme, wie Microsoft Exchange, Tobit David, Outlock, oder Lotus Notes werden.

inoxision ARCHIVE ermöglicht es in diesem Zusammenhang auch eingehende Telefaxe aus Tobit David oder Microsoft Exchange zu archivieren. Beim Archivieren eines Telefax wird wahlweise auch eine automatische OCR Volltexterkennung durchgeführt, hierzu ist das Advanced OCR Modul nötig.

Gesetzliche Emailarchivierung im Rahmen der GdPdU

Im Rahmen der GdPdU sind Unternehmen in Deutschland zum revisionssicheren Ablegen von steuerrechtlich relevanten Daten verpflichtet. In der Praxis herrscht Unsicherheit, welche E-Mails als steuerrelevant gelten.

Eindeutig ist jedenfalls, das per eMail eingehende Eingangsrechnungen mit der jeweiligen Mailsignatur revisionssicher abgelegt werden müssen, damit sie Vorsteuerabzugsfähig sind.

Es wird spekuliert, dass noch etliche weitere Mailnachrichten, wie bspw. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen eine steuerliche Relevanz haben. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen dazu über, einfach den gesamten Mailverkehr zu archivieren. Bei einer späteren Prüfung kann nichts fehlen.

Mit inoxision ARCHIVE Mailconnect kann sowohl eine vollautomatische Ablage, jedes Mail wird automatisch archiviert, oder eine halbautomatische Ablage, wo Sie entscheiden ob eine eMail archiviert wird oder nicht.

Integrationsclient für andere Softwarelösungen

Mit dem in der Ausbaustufe ENTERPRISE enthaltenem Integrationsclient besteht die Möglichkeit eine Verbindung zwischen anderen kaufmännischen Softwarelösungen und der Archivierung zu schaffen.

Hierdurch wird ermöglicht, direkt aus einer Warenwirtschaft-, CRM-  oder Finanzbuchhaltungssoftware zu recherchieren oder einen Scanprozess zu starten. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Technologien sind die technischen Voraussetzungen, die eine Softwarelösung mitbringen muss um den inoxisionARCHIVE Integrationsclient zu nutzen relativ gering – eine Integrationsmöglichkeit ist also gegeben.

Mit einer Integration wird es für den Anwender möglich (direkt mit einem Klick) zu einem in seinem Warenwirtschaftssystem angelegten Kunden alle archivierten Dokumente einzusehen.

Ein weiteres Highlight ist auch die Scann- und Ablagefunktion des Integrationsclients. Hier kann der Anwender direkt beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Finanzbuchhaltungssoftware den Scannvorgang für den eigentlichen Papierbeleg auslösen.

Da die, in diesem Beispiel Finanzbuchhaltungssoftware, hier die Dokumentenschlagwörter wie Belegnummer oder Lieferant mit übergeben kann, wird das Dokument beim Scannen automatisch verschlagwortet.

An welchen Stellen und in welchen Konstellationen eine externe Software den inoxisionARCHIVE Integrationsclient nutzt, ist komplett frei gestaltbar – in der Praxis lassen sich verschiedene Lösungen erzielen.

Technische Voraussetzung: Die externe Software muß eine Textdatei ablegen sowie ein externes Programm aufrufen können.

Offlineclient

Mit dem inoxisonARCHIVE Modul Offlineclient wird es möglich, Teile der Archivdatenbank in einen autark einsetzbaren Client auszulagern.

Welche Daten hier jeweils ausgelagert werden, ist natürlich frei selektierbar. Weiterhin können hier auch gänzlich unterschiedliche Teile des Archivs für den Offlineclient zur Verfügung gestellt werden.

Der Offlineclient ist standalone z.B. auf einen Notebook einsetzbar. Die Installation einer Datenbank ist nicht nötig.

Die Einsatzzwecke sind vielfältig:

• Kundenarchiv für Mitarbeiter im Aussendienst
• Belegdaten für den Steuerberater
• Belegdaten für den Betriebs- oder Wirtschaftsprüfer
• Technische Artikelbeschreibungen für Kunden zugänglich machen
• u.v.m.

Windows-Archivdruckertreiber

Ein herausragendes Merkmal von inoxisionARCHIVE ist auch der generell enthaltene Windows Archivdruckertreiber.

Mit ihm können Sie Ausdrucke aus jeder Windows Software archivieren – bspw. also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in Word erstellte Geschäftsbriefe.



In der Praxis drucken Sie das jeweilige Dokument nicht auf dem Drucker aus, sondern wählen den inoxision Archivdrucker – und schon ist das Dokument archiviert.

Die jeweiligen Dokumentenschlagworte (bspw. Belegnummer oder Belegdatum bei einer Ausgangsrechnung) können direkt mit im Ausdruck übergeben werden, sodass ein vollautomatischer Ablageprozess ermöglicht wird.

Der inoxisionARCHIVE Windows-Druckertreiber ist für Terminalserver geeignet wobei die Ablage der Dokumente wahlweise über einen serverbasierenden. Hier durch wird eine noch höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit (z.b. bei Sammelrechnungsläufen).

Renderer

Mit dem inoxisionARCHIVE Modul Renderer werden zeichenbasierte Ausdrucke archiviert, man könnte dies auch als COLD-Lauf oder Spoolverarbeitung bezeichnen.


In der Praxis wird dies bspw. bei Warenwirtschaftssystemen im AS/400 oder Unix Umfeld benötigt, die nicht über das Windows-Drucksystem arbeiten.


Mit dem inoxisionRENDERER wird hier ein vollautomatischer Archivierungsprozess möglich, da auch hier die Dokumentenschlagworte aus dem Druckzeichenstrom erkannt werden.

Workflowmanager "Automatisierte Belegflussprozesse im Unternehmen"

Mit dem inoxisonARCHIVE Workflowmanager werden komplexe Automatisationsprozesse realisiert.
Ob es darum geht, zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten abzuholen, diese zu prüfen und Feedback zu geben, oder ob es darum geht, Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung zu realisieren – diese und andere Prozesse werden in frei gestaltbaren Makros entwickelt und vom inoxisionARCHIVE Workflowmanager ausgeführt.

Webclient

Bestnoten erhält der inoxisionARCHIVE Webclient, mit dem ein sicherer und definierter Zugriff auf archivierte Dokumente, direkt über das Internet erfolgt.
Sinnvoll ist dies bspw. zur Dateneinsicht für Kunden und Lieferanten oder auch Mitarbeiter im Außendienst.

Für den inoxisionARCHIVE Webclient benötigen Sie übrigens nicht einmal einen eigenen Webserver – Richtungweisend.


Jetzt mit dem Webclient auch mobiel unterwegs...

Blackberry, iPhone & Co.

Viele Anwender wollen den Komfort Ihrer mobilen Begleiter nicht mehr vermissen. Jederzeit Zugriff
auf E-Mails, Adressen, Termine oder Kontakte. Die Funktionen, die die Plattformen wie Blackberry
von RIM oder das Apple iPhone bieten, haben die Arbeitsweise vieler Anwender grundlegend verändert.
Mit der Freigabe von „inoxision ARCHIVE WEBclient mobile“ steht allen Anwendern von mobilen Endgeräten wie Blackberry, Apple iPhone, Geräten mit Windows Mobile Betriebssystem und vielen
anderen ein mobiler Zugriff auf inoxision ARCHIVE zur Verfügung.

Was bisher noch nicht umfassend lösbar war, ist der Zugriff auf historische Daten. Eine Suche nach einer E-Mail die vor Wochen, Monaten oder Jahren versendet oder empfangen wurde, Zugriff auf einen Lieferschein oder ein bestimmtes
Dokument zu einem Vorgang unterwegs zu erhalten, war nur mit großem Aufwand möglich.

Mit „inoxision ARCHIVE WEBclient mobile“ können diese Anforderungen jetzt einfach, schnell und kostengünstig unterwegs erfüllt werden. Jedes in „inoxision ARCHIVE“ archivierte Dokument
(E-Mail, gescannte Dokumente, Dateien) kann jetzt mobil recherchiert und an das Endgerät übertragen werden. Hier können die Dokumente eingesehen oder an andere Empfänger weitergeleitet werden.

Durch die Nutzung der vorhandenen Infrastruktur des „inoxision ARCHIVE WEBclient“ ist die Einrichtung in wenigen Minuten erledigt und die Dokumente sind durch die Rechtestruktur innerhalb von
„inoxision ARCHIVE“ vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Rechercheagenten

Mit den inoxision ARCHIVE Rechercheagenten werden sie immer dann informiert wenn es etwas zu tun gibt.

Über einen einfachen Assistenten können sie Rechercheagenten erstellen uns sich beispielsweise immer dann informieren lassen, wenn neue Eingangsrechnungen zu bearbeiten sind oder Vorgänge zu lange nicht bearbeitet wurden.



Die Kriterien, sowie Zeitpunkt bzw. Häufigkeit der Benachrichtigung sind frei definierbar. Die Benachrichtigung wird entweder im internen Nachrichtensystem von inoxision ARCHIVE oder per Mail zugestellt. In der jeweiligen Nachricht ist ein Link enthalten, somit werden mit einem Mausklick die entsprechenden Dokumente angezeigt.

Neben der reinen Benachrichtigung können Rechercheagenten auch Statusfelder ändern, abhängig von beispielsweise Belegsumme und Kostenstelle wird ein zuständiger Mitarbeiter eingetragen oder sobald ein Dokument zu lange unbearbeitet ist, wird der Status z.B. auf „EILT“ geändert.

DMS-Modul

Mit dem inoxision ARCHIVE DMS-Modul stehen Funktionalitäten rund um das Thema Dokumentenmanagement zur Verfügung.

Im Gegensatz zur reinen Archivierung bei der Dokumente zur endgültigen Ablage im Archiv gespeichert werden und danach in der Regel nicht mehr verändert werden, sind Dokumente in einem DMS System während Ihrer Lebensdauer ständigen Veränderungen unterworfen.



Funktionen für Teamarbeit, das aus- bzw. einchecken von Dokumenten, direkte
Integration in die Microsoft® Office Produktpalette und der „inoxision Explorer“ unterstützen den täglich Umgang mit großen Dokumentenmengen.

Microsoft® Office Integration

Die Integration in Microsoft® Office, welche ein Bestandteil des DMS-Moduls ist, bietet den direkt en Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus Word, Excel, Powerpoint oder Visio.


Sowohl das Laden von Dokumenten direkt aus dem Archiv wird ebenso unterstützt wie das direkte Speichern in der entsprechenden Archivdatenbank.


Funktionen zur Teamarbeiten wie z.B. das aus- bzw. einchecken von Dokumenten bieten einen ideal auf die Anforderungen im DMS Umfeld abgestimmte Funktionalität.

Tobit David Integration

Das inoxision ARCHIVE Plug-in für Tobit David bietet einen direkten Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus dem Mailclient. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche wie auch die Ablage von E-Mails sind direkt in die Oberfläche integriert.

Intelligente Rechercheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien selektierbar.
Durch die Nutzung der Tobit David Scripts ist die Integration durch den Fachhandelspartner für kundenspezifische Anforderungen flexibel anpassbar.

Microsoft® Outlook Integration

Das inoxision ARCHIVE Plug-in für Microsoft® Outlook bietet einen direkten Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus dem Mailclient. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche wie auch die Ablage von E-Mails sind direkt in die Oberfläche integriert.

Intelligente Rechercheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien selektierbar.